Inspiratie om de email tsunami te doorbreken binnen organisaties

Dit email charter kan de basis vormen om samen met collega’s en teamleden te zorgen dat er minder, effectiever en efficiënter wordt om gegaan met email binnen organisaties. Dit zorgt voor meer focus en hogere productiviteit en minder werkstress.

Gebruik dit al inspiratie om zo een eigen email charter samen te stellen

1. Respecteer de tijd van de ontvanger.
   Dit is de meest fundamentele regel. Als verzender van de email is het aan jou om de tijd, die de ontvanger nodig heeft om de email te lezen, te minimaliseren. Zelfs wanneer het jou als verzender van de email meer tijd kost om deze kort en krachtig op te stellen.
2. Kort of langzaam is niet onbeleefd.
   Geef elkaar wat ruimte. Gezien de enorme hoeveel email die we allemaal dagelijks ontvangen, is het ok dat we niet gelijk antwoorden, noch dat we heel gedetailleerd antwoorden op alle vragen uit de email.
   Dus neem het niet te persoonlijk op, als het antwoord op je email kort of niet volledig is.
   Uiteindelijk willen we allemaal hetzelfde: meer tijd, minder druk, meer focus en niet hele dagen bezig zijn met email.
3. Zorg voor duidelijkheid.
   Zet altijd boven aan bij de kopregel “onderwerp” van kort de strekking aan en zet in je email duidelijk de te ondernemen als de te actie van de ontvanger en tijdsspanne. Gebruik duidelijke en korte zinnen. Als een email echt langer da 5 zinnen moet zijn, zorg dan dat je de basisregels van de Nederlandse taal en omgangsvormen gebruikt.
   Voorkom allerlei verschillende lettertypes of kleuren
4. Voorkom open einde vragen.
   Het is nogal wat om iemand een email te sturen die bestaat uit 4 lange paragrafen, gevolgd door jouw gedachtenspinsel.
   Zorg voor eenduidige en makkelijk te beantwoorden vragen.
5. Gebruik geen zo weinig mogelijk cc’s en geen bcc’s.
   Cc’s zorgen voor enorm veel extra email voor iedereen. Elke cc die je toevoegt, zorgt voor heel vele extra emails en dus extra respons tijd.
   Gebruik geen bcc’s.
   Let op met het gebruik van reply-to-all, kijk eerst t of je niet naar één of twee mensen kunt antwoorden.
6. Verklein de draad.
   Sommige emails worden enkel duidelijk door de voorafgaande emails, maar meer dan drie van die draden is te veel.
   Voordat je een ellenlange draad verzendt, haal weg wat niet belangrijk is of vat samen
7. Pas op met bijlagen.
   Gebruik geen grafische weergaves zoals logo’s of handtekeningen die als bijlage verschijnen. Het kost de ontvanger veel tijd om te telkens checken wat er in de bijlages zit en die nodeloos te openen.
   Voorkom dat je bijlages stuurt, die je ook in de email kunt zetten.
8. Maak het de ontvanger makkelijk.
   Zet in de kopregel enkel wat er gaande is met daarbij EB Einde Bericht (of in het Engels EOM end of message) of zet in je mail, GAN Geen Antwoord Noodzakelijk (of in het Engels NNTR No need to respons).
9. Stop met vriendelijke maar zinloze antwoorden.
   Je hoeft niet te antwoorden op een elke email. Bijvoorbeeld een email met daarin het antwoord “dank je wel, ik zal er zijn”, daar hoef je niet op te antwoorden “top”. Dat kost de ontvanger weer kostbare (en zinloze) tijd om je email te openen.
10. Disconnect af en toe,
    Als we allemaal afspreken om minder email te verzenden, dan zullen we ook minder email ontvangen.
    Ga bijvoorbeeld een dagdeel per week offline, neem een email vrij weekend. Neem een digital detox dag, -week of digital detox vakantie.
    Onthoud; email is een middel en geen doel op zichzelf. En vergeet niet, persoonlijk contact is 34x effectiever dan een email

Dit email manifest is geïnspireerd en gebaseerd op het email charter van Chris Anderson.

Geïnteresseerd in een training, workshop of brainstormsessie over email, digital detox of meer focus? Bel of mail info@careerandlive.nl of 0800-0201060, Annemie Schuitemaker MHD, directeur en focusoloog